1. Introduction

Cette police vie privée concerne l’utilisation des données réalisées dans le cadre de la société Tempora.

Le responsable de l’utilisation de ces données est Tempora S.A. (ci-après « Tempora »), dont le siège social se situe à Rue des Anciens Etangs, 44-46 à 1190 Forest, Belgique portant le numéro BCE 0465.174.782

La société Tempora est essentiellement active dans le milieu culturel. Dans ce cadre, Tempora conçoit, produit, réalise, promeut des évènements culturels pour le grand public en Belgique et à l’étranger.

Pour réaliser son objet social, Tempora est amenée à traiter des informations qui vous concernent.

2. Définitions

Autorité de contrôle ou Autorité : Une autorité de contrôle désignée par l’État membre en vertu de l’article 51 du RGPD. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données. En France, il s’agit de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Client : Personne physique ou morale qui est dans un lien contractuel avec le Responsable de traitement concernant un bien ou un service, de manière habituelle ou occasionnelle.

Données à caractère personnel (ou Données) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Données sensibles : Données à caractère personnel liées à des aspects sensibles tels que l’identité raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, la religion ou toutes autres croyances, la santé ou tout état pathologique, les antécédents criminels, l’appartenance syndicale ou encore l’orientation sexuelle. Les données sensibles peuvent notamment être traitées avec le consentement de la personne concernée. Si la personne concernée communique des données sensibles, il consent au Traitement de ces données par le Responsable du traitement.

Internaute : Personne physique se rendant sur le nom de domaine www.tempora.be.

Notification : L’information à l’Autorité par le Responsable de traitement, conformément à l’article 33 du RGPD, en cas de Violation de Données à caractère personnel.

Personne concernée : Personne physique dont les Données font l’objet d’un Traitement par le Responsable du traitement.

Police vie privée ou Police : La présente police qui concerne la protection des Données à caractère personnel.

Prospect : Personne physique ou morale pour laquelle des opérations commerciales et/ou de communication sont mises en place afin qu’elle devienne Cliente du Responsable du traitement.

Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit de Tempora.

RGPD : Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données).

Traitement : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Violation de données à caractère personnel ou Violation : Une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmis, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

3. Quelles sont les Données collectées et dans quel but le Responsable du traitement conserve-t-il ces Données ?

3.1. Principe

Conformément au RGPD, les Données sont collectées pour des finalités déterminées.

La collecte des Données doit également reposer sur l’un des fondements légaux prévus à l’article 6 du RGPD.

Si le Responsable du traitement décide d’utiliser les Données pour une autre finalité que celle reprise dans la Police, il fournira une information préalable à la Personne concernée au sujet de cette autre finalité.

Cette Police a pour but de présenter à la Personne concernée les finalités et les fondements qui s’appliquent à l’utilisation de ses Données personnelles.

3.2. Catégories de Données collectées

Les Données à caractère personnel sont catégorisées selon la Recommandation de l’Autorité de protection des données (Recommandation n°06/2017 du 14 juin 2017 relative au Registre des activités de traitements (Article 30 RGPD)).

Les données comprises dans chaque catégorie sont citées pour que la Personne concernée puisse mesurer les données qui se rattachent pour une catégorie énoncée.

Dettes, dépenses	Dépenses totales
Données d’identification personnelles	Nom, titre, adresse (privée et professionnelle), numéro de téléphone (privé, professionnel), adresse de courrier électronique
Emploi actuel	Titre et description de la fonction
Enregistrements d’images	Films, photographies, enregistrements vidéo, photos numériques.
Transactions financières	Montants dus et payés par la personne fichée, aperçu des paiements

3.3. Traitements communs aux catégories de Personne concernée de cette Police

Le traitement de Données réalisés est le suivant :

Gestion des sauvegardes de l’infrastructure IT de Tempora : 

• Finalité : Gestion des sauvegardes ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Tout ce qui se trouve dans les ressources informatiques.
• Fondement légal : Intérêts légitimes du Responsable du traitement (Préservation de la continuité de l’entreprise). 

3.4. La Personne concernée est un Internaute

Les traitements de Données réalisés sont les suivants :

Prise de contact par l’adresse de contact : 

• Finalité : Gestion des demandes ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles ; 
• Fondement légal : Intérêts légitimes du Responsable du traitement (Répondre aux questions lors d’une prise de contact). 

Inscription à la Newsletter ou lettre d’information (p. ex. lors de nouvelles expositions): 

• Finalité : Marketing direct ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles ; 
• Fondement légal : Consentement.  

Conservation des consentements Newsletter : 

• Finalité : Gestion des consentements ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles ; 
• Fondement légal : Intérêts légitimes du Responsable du traitement (S’assurer du consentement de la Personne concernée). 

3.5. La Personne concernée est un Prospect

Les traitements de Données réalisés sont les suivants :

Demande d’un devis (B2B) : 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles, Emploi actuel ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

3.6. La Personne concernée est un Client

Les traitements de Données réalisés sont les suivants :

Gestion des réservations : 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

Achat de ticket pour l’exposition : 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles, Transactions financières ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

Réservation d’un guide : 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

Achat de ticket pour l’exposition : 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles, Transactions financières ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

Gestion des fiches client (B2B): 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles, Emploi actuel ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

Gestion des fiches client (B2C): 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles, Transactions financières ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

Gestion Comptable (facturation) : 

• Finalité : Gestion de la clientèle ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Dettes, dépenses, Données d’identification personnelles, Transactions financières ; 
• Fondement légal : Nécessaire à l’exécution d’un contrat. 

Envoi de mail pour de futures expositions : 

• Finalité : Marketing direct ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles ; 
• Fondement légal :  Intérêts légitimes du Responsable du traitement (Promotion de nouvelles expositions auprès des clients existants).

Diffusion de photos de personnes ou propriété privées sur le site web/réseaux sociaux :

• Finalité : Marketing direct ;
• Catégories de données à caractère personnel : Enregistrements d’images ;
• Fondement légal : Consentement de la Personne concernée.

Conservation des consentements pour les photos/vidéos : 

• Finalité : Gestion des consentements ; 
• Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification personnelles ; 
• Fondement légal : Intérêts légitimes du Responsable du traitement (S’assurer du consentement de la Personne concernée). 

4. Combien de temps sont conservées les Données ?

Le Responsable du traitement conserve les Données le temps nécessaire pour atteindre la finalité du traitement et respecter ses obligations légales.

Les durées de conservation sont déterminées sur base de plusieurs critères tels que les obligations légales auxquelles est soumis la profession, le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de Personne concernée ou encore le type de Données collectées. La durée de conservation d’un traitement de Données particulier pourra être communiquée à la Personne concernée qui en fait la demande.

Le Responsable du traitement conserve en tout état de cause les Données conformément aux délais légaux de conservation.

5. Qui collecte les Données ?

Les Données peuvent être collectées par le Responsable du traitement ou par l’intermédiaire de l’hébergeur du site ou par les sous-traitants du Responsable du traitement. Les Données sont alors répercutées au Responsable du traitement.

La liste des Sous-traitants peut être communiquée sur demande.

Certains intermédiaires peuvent être établis dans un pays tiers en dehors de l’Espace Économique Européen qui garantit un niveau adéquat de protection des Données personnelles, tel que déterminé par la Commission européenne.

Lorsque les intermédiaires sont établis dans des pays qui n'accordent pas un niveau équivalent de protection de la vie privée, le Responsable du traitement déclare prendre des mesures spécifiques, conformément à la législation en matière de protection des Données en vigueur dans l'EEE afin de protéger les Données personnelles.

6. Comment les Données sont-elles collectées ?

Les Données sont collectées lors des échanges avec le Responsable du traitement de visu, par téléphone, courrier postal, e-mail ou fax, par le web ou par ses sous-traitants (confirmation d’une commande de ticket par exemple).

Les Données peuvent également être collectées via des cookies (voir l’information spécifique à ce sujet dans la police cookies).

7. Pourquoi collectons-nous vos Données ?

Les Données sont collectées afin de proposer des évènements culturels de qualité auprès du public.

Les Données peuvent également être collectées dans un but de bonne exécution du contrat, ou être utilisées pour la gestion des Fournisseurs, des subsides et des contrats liés aux prestations de/pour ces derniers.

Elles peuvent également être utilisées pour :

• Répondre à des demandes d’information et assurer le suivi.
• Informer des éventuels changements dans les services proposés et/ou les réglementations applicables.

Les Données sont également recueillies afin de répondre à des obligations légales, notamment en matière de comptabilité, se conformer à une décision de justice, répondre à une demande des autorités publiques, protéger les intérêts du Responsable du traitement, ainsi que ceux de ses partenaires, protéger ses services, la politique de confidentialité et tout texte applicable, formuler un éventuel recours ou limiter tout préjudice que le Responsable du Traitement pourrait subir.

Les Données peuvent enfin, dans certains cas relatifs à la sécurité, être récoltées dans l’intérêt légitime du Responsable du traitement ou d’un tiers.

8. Avec qui les Données seront-elles partagées ?

Les Données peuvent éventuellement être communiquées à des tiers en relation directe avec le Responsable du traitement, lorsque cela est nécessaire et notamment aux entités listées ci-dessous :

• Les prestataires de services choisis par le Responsable de traitement, lesquels sont en charge de la fourniture du matériel, du transport et de la livraison ou de tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services.
• Vers un potentiel repreneur, en cas de transfert (total ou partiel) des activités du Responsable du traitement (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.)
• En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations ;
• Comptable, autorité publique, etc., en vue de respecter les obligations légales du Responsable de traitement (communication des Données à son comptable, répondre à une demande des autorités publiques, se conformer à une décision de justice, etc.).

La liste des prestataires peut être communiquée sur demande.

9. Comment les sécurisons-nous ?

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :

• Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
• Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
• Une politique interne concernant les traitements sur les données personnelles ;
• Des délais de conservation limités ;
• Des accès au système d’information limités au personnel habilité et responsabilisé sur la protection des données personnelles ;

Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.

10. De quels droits disposez-vous ?

En fonction du type de Traitement opéré sur les Données personnelles, la Personne concernée peut faire valoir plusieurs des droits suivants :

10.1. Droit à l’information

Toute Personne concernée par ces Données personnelles dispose d’un droit à l’information concernant les Données récoltées. C’est notamment par le biais de cette Police vie privée que le Responsable du traitement souhaite remplir cette information.

La Personne concernée qui souhaiterait obtenir plus d’informations sur les Données personnelles collectées pourrait se voir refuser cette demande dans les cas suivants :

1. La Personne concernée dispose déjà de ces informations ;
2. Si la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles ;
3. Si la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.

10.2. Droit d’accès

Toute Personne concernée dispose d’un droit d’accès à ses Données personnelles.

Pour ce faire, la Personne concernée doit en faire la demande auprès du département concerné du Responsable du traitement afin que ce dernier puisse lui détailler les Données précises qu’il détient à son sujet, sous réserve des droits et libertés d’autrui qui ne peuvent être atteints.

Une réponse devra être apportée dans le mois de la demande réalisée par la Personne concernée. Cependant, ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette dernière hypothèse, la Personne concernée en sera informée dans le mois qui suit sa demande de droit d’accès.

Le Responsable du traitement est en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés pour éditer ces documents dans l’hypothèse où la demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès.

10.3. Droit de rectification

Toute Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.

La Personne concernée peut également demander que des données incomplètes soient complétées, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

10.4. Droit à l’effacement

La Personne concernée pourra prétendre au droit à l’effacement de ses Données dès qu’un des motifs suivants se présentera :

• Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par le Responsable de traitement ;
• La Personne concernée souhaite retirer son consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ;
• La Personne concernée s’oppose au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement ou par un tiers ;
• La Personne concernée dispose d’un droit d’opposition dont elle fait usage ;
• Les Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• Les Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ;

Dans le cadre d’une telle demande, le Responsable du traitement prendra les mesures raisonnables en vue d’effacer ces données, et ce dans le mois de la demande.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

Dans l’hypothèse où le Responsable du traitement ne souhaite pas faire droit à cette demande, son refus sera motivé.

Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement de ces données est nécessaire :

• À l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
• Pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;
• À la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ;
• À des fins archivistiques ou statistiques prévues à l’article 89 du RGPD.

A noter que si la personne concernée demande l’effacement total de ses données, et que sa demande a été accordée, la personne concernée ne pourra plus demander des duplicatas de ses certificats obtenus lors de l’accompagnement.

10.5. Droit à la limitation du traitement

La Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsqu’un des éléments suivants s’applique :

• L’exactitude des Données à caractère personnel est contestée par la Personne concernée, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
• Le traitement est illicite et la Personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
• Le Responsable du traitement n'a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement, mais celles-ci sont encore nécessaires à la Personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
• La Personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la Personne concernée.

Cette demande de limitation implique que les Données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement de la Personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

10.6. Droit à la portabilité

Lorsque le traitement des Données personnelles de la Personne concernée est fondé sur le consentement que cette dernière a donné, ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, et pour autant que les données n’aient pas été anonymisées, la Personne concernée peut demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque cela est techniquement possible.

La Personne concernée pourra transmettre ces données à un autre responsable du traitement, sans que Le Responsable du traitement ne puisse y faire obstacle.

10.7. Droit d’opposition

La Personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des Données à caractère personnel la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts.

La Personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de Données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques.

Le Responsable du traitement ne traitera plus ces données, sauf s’il démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

11. Comment pouvez-vous faire valoir vos droits ?

Une demande d’information peut être déposée, via l’adresse e-mail : privacy@tempora.eu.

Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne convient pas, il vous est toujours possible d’exercer l’un des droits prévus ci-dessus, ou de porter plainte auprès de l’Autorité de Contrôle de votre pays de résidence.

Vous pouvez la contacter de la manière suivante :

En France :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (« CNIL ») :

• Par téléphone : (+33) (0)1 53 73 22 22 ;
• Formulaire de contact en ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes ;
• Par courrier : Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07, France ;

En Belgique :

L’Autorité de protection des données :

• Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00 ;
• E-mail : contact@apd-gba.be;
• Formulaire de contact en ligne :
  https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte;
• Par courrier : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;
• Fax : (+32) (0)2 274 48 35.